Die Bewerbung als PDF: Wie Sie Ihre Bewerbung umwandeln!
Alles über das Format Ihrer Bewerbung
Versende ich die Bewerbung als PDF oder Word-Datei per Mail?
Jeder Bewerber stellt sich vor dem Versand der Bewerbungsunterlagen die eine Frage: Welches Format nutze ich für meine Bewerbung und welches Schreibprogramm verwende ich dafür? Viel wichtiger ist jedoch dann die Frage, wie Sie alle Unterlagen in den richtigen Dateityp bekommen. Eben diesen Fragen gehen wir in diesem Beitrag auf den Grund!
LaTeX? Pages? PDF? Word?
Das richtige Format für Ihre Bewerbung:
Bei Ihren Bewerbungsunterlagen geht es darum, dass sich diese problemlos von jedem Computer öffnen lassen – am besten ohne ein verrutschtes Layout. Wie ärgerlich wäre es für Sie, wenn Sie sich entweder ein schickes Design gekauft oder selbst erstellt haben, der Personaler jedoch bei sich am PC nur ein Durcheinander erkennen kann? Damit Sie sichergehen können, dass Anschreiben, Deckblatt, Lebenslauf und Zeugnisse in der richtigen Reihenfolge erhalten bleiben, versenden Sie daher Ihre Bewerbung IMMER als ein PDF.
Der zweite Vorteil eines PDF: Bewerbungen, die in einem einfachen Dokument des Schreibprogramms verschickt werden, sind sehr leicht zu manipulieren. Von Ihren persönlichen Daten bis hin zu Ihrer Unterschrift kann so jedes Element leicht ausgetauscht oder missbraucht werden. Ein PDF schützt Sie zwar nicht zu 100 % davor, ist aber dennoch um einiges sicherer.
Das richtige Schreibprogramm für die Bewerbung!
Es gibt mittlerweile unzählige Schreibprogramme für die unterschiedlichen Betriebssysteme. Kein Wunder, dass Sie als Bewerber da schnell die Übersicht verlieren können. Bekannt sind vor allem die Programme LaTeX (primär im wissenschaftlichen Bereich), OpenOffice, Pages (bei Mac-Besitzern) und Microsoft Word. Prinzipiell ist es Ihnen dabei überlassen, welches der gewählten Programme Sie zu der Erstellung der Unterlagen nutzen.
Das Schreibprogramm Word ist den meisten Nutzern bekannt. Es gilt jedoch, die folgenden Dinge zu beachten: Word ist nicht gleichzusetzen mit OpenOffice! Es ist zwar möglich, ein OpenOffice Dokument mit Word zu öffnen (und umgekehrt), aber das Textdokument wird nicht mehr in dem gewollten Design angezeigt.
An dieser Stelle auch ein wichtiger Hinweis an unsere Kunden: Die individuellen Bewerbungsunterlagen in dem von uns erstellten Format sind kompatibel ab Windows Word 2010 Wenn Sie die Unterlagen mit einer anderen Software oder einer älteren Version dieses Programms öffnen, können wir keine Garantie für die ordnungsgemäße Darstellung der Unterlagen übernehmen!
Ihre Bewerbung als PDF – Wie Sie Ihr Word-Dokument konvertieren
© Die Bewerbungsschreiber
Da Microsoft Word den meisten Nutzern bekannt ist, gehen wir in diesem Beitrag gezielt auf die Umwandlung von Word-Dokumenten zum PDF ein. Dateien im Format eines PDF zu erstellen ist, unabhängig von dem Alter Ihrer Word-Version, nicht kompliziert. Sie haben dazu zwei Möglichkeiten:
Variante 1: Direkt die Bewerbung als PDF speichern
Abhängig davon, wie alt die Word-Version ist, mit der Sie arbeiten, können Sie Ihr Dokument direkt zu einem PDF umwandeln. Dazu klicken Sie auf die Startfläche und wählen den Punkt „Speichern unter“ an. Sobald Sie mit dem Zeiger der Maus auf diesem Punkt sind, erscheinen rechts davon verschiedene Speicheroptionen. Dort wählen Sie „PDF oder XPS“, geben den gewünschten Namen des PDFs an (zum Beispiel „Bewerbung Max Mustermann“) und entscheiden sich für einen Speicherort. Fertig ist Ihre Bewerbung als PDF!
Achtung!
Bedenken Sie bitte, dass die Bewerbung als PDF wesentlich größer ist, als das eigentliche Word-Dokument. Der Dateigröße werden durch Unternehmen jedoch Grenzen im Hinblick auf den Umfang gesetzt (meistens max. 3 MB). Mit einem Rechtsklick auf das Dokument können Sie den Punkt „Eigenschaften“ auswählen, um so die Größe zu überprüfen.
Variante 2: Von Word zum PDF mit kleinem Umweg
Ältere Versionen des Schreibprogramms bieten das direkte Konvertieren der Dateien nicht zwangsläufig an. In diesem Fall bleibt Ihnen nur die Option, ein zusätzliches Programm zu nutzen. Von diesen Programmen gibt es einige zur Auswahl (teils kostenlos), wie zum Beispiel: WordToPDF, online2pdf.com, smallpdf.com, doc2pdf.net oder pdf24.org.
Besonders einfach sind die Programme, die nach dem sogenannten Drag-and-Drop – Prinzip funktionieren, wie zum Beispiel der „PDF24 Creator“. Bei diesem Programm ziehen Sie einfach das umzuwandelnde Textdokument in ein Feld hinein, geben dem PDF den gewünschten Namen und wählen zum Schluss noch den passenden Speicherort aus. Andere Programme funktionieren nach einem ähnlichen Schema, bieten Ihnen dazu aber noch verschiedene Features an – wie zum Beispiel die Auswahl der Farbeinstellung. Doch diese benötigen Sie vorerst nicht für das Resultat Bewerbung als PDF. Eine genaue Erklärung dazu zeigt Ihnen die Step-by-Step-Anleitung auf der rechten Seite.
Unser Tipp: Damit Ihr Anschreiben und Ihr Lebenslauf im richtigen Format bleiben, sollten Sie immer einen Seitenrand beibehalten. Wenn Sie Ihr Dokument bis auf den letzten Millimeter füllen, damit das Anschreiben im Rahmen einer DIN A4-Seite bleibt, passiert Folgendes: Das so entstandene PDF präsentiert sich Ihnen in einem vollkommen verrutschten Format.
Im Anschluss: Alle Dokumente zusammenfügen
Nachdem Sie Ihre Bewerbung jetzt erfolgreich umgewandelt haben, gilt es anschließend, Ihre relevanten Zeugnisse, Urkunden etc. in das Dokument einzufügen. Dieser Schritt ist besonders einfach, wenn Sie zuvor alle Dokumente umgewandelt haben. Für die Ansicht der Dokumente nutzen Sie am besten den Adobe Reader.
- Öffnen Sie die entsprechenden Dokumente zur Ansicht mit Adobe. Im Anschluss klicken Sie auf die Option Miniaturansicht. Daraufhin wird in Ihrem Dokument an der linken Seite eine kleine Leiste erscheinen, die Ihnen alle Blätter innerhalb des geöffneten Dokumentes anzeigt.
- Ziehen Sie nun alle Dokumente, die Sie in Ihrer Bewerbung haben möchten in das PDF mit Ihren Bewerbungsunterlagen. Klicken Sie hierzu auf das entsprechende Blatt in der Miniaturansicht und ziehen dieses in die Miniaturansicht Ihrer Bewerbung.
- Kontrollieren Sie noch einmal die richtige Reihenfolge der Dokumente: Anschreiben, Deckblatt, Lebenslauf, gegebenenfalls die „Dritte Seite“ und dann erst die Anlagen. Letztere sind ebenfalls antichronologisch zu ordnen. Wenn alles am richtigen Platz ist, kann das PDF so gespeichert und geschlossen werden.
Eine alternative Vorgehensweise bietet Ihnen dieses Video:
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Ooops! Das PDF ist zu groß!
Indem Sie Ihre Bewerbung als PDF durch die Zeugnisse etc. ergänzen, wird die Datei automatisch größer. Das bedeutet gleichzeitig, dass Sie darauf achten müssen, die gewünschte Maximalgröße der einzusendenden Unterlagen nicht zu überschreiten. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie Ihr PDF komprimieren.
Vorsicht: Komprimieren ist nicht gleichbedeutend mit dem Erstellen einer ZIP-Datei!
Sie können, sofern Sie dazu noch kein bestimmtes Programm haben, die Internetseite smallpdf.com nutzen. Über Drag-and-Drop wird dort einfach Ihre Datei eingefügt, sodass diese in einem zweiten Schritt verkleinert wird. Die so entstandene Datei können Sie dann ganz einfach herunterladen.
Sofern Ihr Computer die Möglichkeit anbietet, können Sie einmal im App-Store stöbern. Dort gibt es verschiedene Programme, die Ihnen das Komprimieren Ihrer Bewerbung als PDF ermöglichen.
Eine weitere Alternative bietet Ihnen PDF24 Creator. Wenn Sie dort die Option „Speichern unter“ anklicken, wird Ihnen die Möglichkeit angezeigt, Bilder zu komprimieren. Häufig kann es schon genügen, wenn Sie die eingefügten Bilder komprimieren, um die Bewerbung möglichst kleinzuhalten.
Abschließend:
Überprüfen Sie noch einmal die Größe sowie den Inhalt Ihres PDFs! Wenn alles stimmt und Sie keinen Fehler mehr entdecken, können Ihre Unterlagen verschickt werden. Die Bewerbungsschreiber wünschen Ihnen viel Erfolg!