Empfehlungsschreiben – Bessere Bewerbung durch Referenzen

Was ist ein Empfehlungsschreiben und wozu benötige ich es?

Empfehlungsschreiben werden ausgestellt, um eine Person aufgrund ihrer Fähigkeiten und Arbeitseinstellung zu empfehlen. In dem Schreiben formuliert der Referenzgeber seine persönlichen Erfahrungen mit und Meinung über den Bewerber.

Besonders Berufseinsteiger, die noch keine besondere Erfahrung oder Erfolge vorweisen können, ziehen aus Empfehlungsschreiben einen großen Nutzen. Aber auch für geschäftsführende Positionen werden Empfehlungsbriefe immer wichtiger.

Im Gegensatz zu Dienstzeugnissen ist die Erstellung von Empfehlungsschreiben keine Pflicht und sie müssen nicht wohlwollend formuliert sein. Daher werden sie in der Regel auch nur ausgestellt, wenn der Aussteller den Bewerber wirklich empfehlen möchte. Zudem sind Dienstzeugnisse häufig sehr allgemein formuliert und enthalten Sätze, die Personaler schon mehrfach gelesen haben, während Arbeitsreferenzen durchaus auch persönlicher formuliert sein können.

Wer kann und sollte mein Referenzschreiben verfassen?

Im Prinzip kann jeder ein Referenzschreiben für Sie verfassen. Problematisch ist, dass erfahrene Personaler Gefälligkeitsschreiben schnell als solche erkennen. Meist finden sie darüber hinaus sehr schnell heraus, ob der Referenzgeber in irgendeiner Weise in persönlichem Kontakt zu Ihnen steht.

Am besten geeignet sind also Personen, die wirklich etwas über Ihre Arbeitsweise und Qualifikationen sagen können. So beispielsweise ehemalige Professoren, Lehrer, Trainer oder Vorgesetzte. Zwar gilt generell: je höher die Position, desto wirkungsvoller ist auch das Referenzschreiben. Jedoch sollten Sie auch bedenken, dass die direkten Vorgesetzten in der Regel viel genauere Aussagen über Sie treffen können, als beispielsweise der Geschäftsführer, vor allem wenn dieser in einer anderen Niederlassung saß.

Wie bekomme ich ein Empfehlungsschreiben?

Den von Ihnen gewählten Autor sollten Sie immer persönlich oder telefonisch kontaktieren und auch auf eine etwaige Kontaktaufnahme des potentiellen neuen Arbeitgebers vorbereiten. Damit stellen Sie sicher, dass am Telefon nicht die Aussage „Über wen wollen Sie bitte sprechen? Der Name sagt mir nichts!“ fällt.

Je nach Ausgangslage ist zu entscheiden wie genau man ein Empfehlungsschreiben anfragt. Zu unterscheiden sind im Großen und Ganzen 3 Situationen: Sie sind Student, Sie sind (ehemaliger) Angestellter oder Sie sind Freiberufler.

Als Student ein Empfehlungsschreiben bekommen

Wie bereits erwähnt macht sich vor allem bei Berufseinsteigern ein Empfehlungsschreiben sehr gut in der Bewerbung, da die vorzuweisenden Erfahrungen und Erfolge in der Regel noch sehr gering sind.

Wichtig ist, dass Sie nicht willkürlich irgendeinen Dozenten wählen, sondern einen, mit dem Sie wirklich in Kontakt standen. Das kann beispielsweise dann sein, wenn Sie studentische Hilfskraft am Lehrstuhl waren oder Ihre Abschlussarbeit von jenem Professor betreut wurde.

Am besten ist, frühzeitig nachzufragen, da Dozenten häufig viel zu tun haben. Ob die Nachfrage per Email oder persönlich besser ist, müssen Sie selbst entscheiden. Wenn Sie sicher sind, dass der Professor auch mit Ihrem Namen alleine etwas anfangen kann, reicht eine E-Mail aus. Denken Sie aber, dass der Professor ein Gesicht vor Augen braucht, um Sie zuzuordnen, sollten Sie den persönlichen Kontakt suchen.

Als (ehemaliger) Angestellter um ein Referenzschreiben bitten

Tatsächlich ist an dieser Stelle wichtig, ob Sie ehemaliger Angestellter sind oder sich noch in einem Beschäftigungsverhältnis befinden und ob der Wechsel intern sein wird oder Sie einen Firmenwechsel anstreben.

Sollten Sie noch Angestellter des Unternehmens sein, müssen Sie Ihre Vorgesetzten in jedem Fall erst über Ihre Wechselabsichten informieren. Die Anfrage für ein Empfehlungsschreiben sollte in keinem Fall gleichzeitig die Ankündigung Ihrer Kündigung sein.

Bei einem Jobwechsel innerhalb des Unternehmens verhält es sich etwas anders, da dieser in der Regel nicht negativ aufgefasst wird. Wenn Sie zu einem Ihrer Vorgesetzten ein persönliches Verhältnis haben und vollstes Vertrauen in ihn haben, können Sie dort nach einem Referenzschreiben fragen, ohne es in der gesamten Firma an die große Glocke zu hängen.

Generell ist zu empfehlen das direkte Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten zu suchen. Halten Sie Beispiele bereit, mit denen Sie begründen können, warum Sie empfohlen werden sollten. Außerdem kann es nie schaden, bereits einige Vorschläge zum Inhalt des Schreibens machen zu können. Sollten Sie, aus welchen Gründen auch immer, keinen persönlichen Kontakt zu Ihrem Vorgesetzten aufnehmen können, können Sie eine E-Mail mit der Bitte um eine Referenz für einen firmeninternen Wechsel verfassen.

Sind Sie ehemaliger Angestellter, empfiehlt sich entweder eine E-Mail oder ein Telefonat mit Ihrem ehemaligen Vorgesetzten.

Wie Sie als Freiberufler Ihre Kunden nach einer Referenz fragen

Für Freiberufler sind Referenzschreiben enorm wichtig, um potentiellen Kunden gegenüber die Qualität der Arbeit nachweisen zu können. Auch hier sollten Sie, soweit wie möglich, auf die Referenzen von namenhaften Kunden zurückgreifen.

Ein Muster-Anschreiben, um nach einer solchen Referenz für Ihre Webseite zu fragen, finden Sie hier:

Hallo/Lieber/Sehr geehrter Herr Mustermann,

Mit besten Grüßen
Maria Mustermann

Inhalt des Empfehlungsschreibens

Grundsätzlich gilt beim Empfehlungsschreiben wie beim Bewerbungsanschreiben, dass die Länge von einer DIN A4 Seite nicht überschritten werden sollte. Außerdem ist das Empfehlungsschreiben in der Ich-Form auszustellen, da es sich um ein persönliches Schreiben handelt.

Der Aufbau von Empfehlungsschreiben ist nicht eindeutig festgelegt. Es gibt jedoch einige Dinge, die Ihr Empfehlungsbrief beinhalten sollte:

In der Bewerbung auf Referenzen verweisen

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, wie Sie in Ihrer Bewerbung auf Referenzen verweisen können:

Lebenslauf – eigener Abschnitt

Als letzter Abschnitt im Lebenslauf können unter „Referenzen“ alle Referenzgeber mit Telefonnummer und Position aufgeführt werden. Beispiel:

Lebenslauf – bei den zugehörigen Stellen

Alternativ können Sie im Lebenslauf hinter den jeweiligen Stationen unter Angabe der Kontaktdaten und Position auf die Referenz verweisen.

Anschreiben

Sie können im Bewerbungsschreiben bei Nennung Ihrer Qualifikationen und Stärken auf eine bzw. mehrere Referenzpersonen hinweisen. Dem Personaler ist dann klar, dass ein Referenzschreiben von dieser Person existiert.

Alle wichtigen Informationen zusammengefasst: