Dienstzeugnis – Code, Formulierungen, Beispiele
Dienstzeugnisse belegen die Leistung und Erfolge des Arbeitnehmers und können ihn so für den nächsten Job empfehlen. Leider sind sie jedoch nicht immer so positiv, wie sie auf den ersten Blick erscheinen. Dienstzeugnisse müssen zwar immer wohlwollend formuliert sein, allerdings haben Personaler im Laufe der Zeit einen gewissen Zeugniscode entwickelt. Dieser ermöglicht es ihnen, eine schlechte Bewertung in einem vermeintlich positiven Satz zu verstecken.
Wir zeigen Ihnen, was inhaltlich in einem Dienstzeugnis nicht fehlen darf und was die verschiedenen Formulierungen im Dienstzeugnis wirklich übermitteln.
Qualifiziertes Dienstzeugnis vs. einfaches Dienstzeugnis
Das sogenannte „einfache Dienstzeugnis“ enthält ausschließlich Informationen über die Art und Dauer der Beschäftigung. Das qualifizierte Dienstzeugnis hingegen liefert einem Personaler tiefere Einblicke in die Leistungsbereitschaft und -fähigkeit sowie das Sozialverhalten eines Bewerbers. Ist das letzte Zeugnis schlecht ausgefallen oder liegt nur ein einfaches Dienstzeugnis vor, führt das in den meisten Fällen zu einem Ausscheiden aus dem Bewerbungsprozess – selbst wenn Ihre Qualifikationen „eigentlich“ stimmen.
Ein gutes Dienstzeugnis kann Ihnen somit einen erheblichen Vorteil gegenüber Mitbewerbern verschaffen und besitzt in der Bewerbung deshalb einen ähnlichen Stellenwert wie der Lebenslauf oder das eigentliche Bewerbungsschreiben.
Wir arbeiten mit einer Rechtsanwaltskanzlei zusammen, deren Tätigkeitsschwerpunkt im Arbeitsrecht liegt.
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Häufig gestellte Fragen zum Dienstzeugnis
Wer erstellt mein Dienstzeugnis?
Die Pflicht zur Erstellung liegt nicht zwingend bei Ihrem Vorgesetzten oder dem Personaler. Mittlerweile werden Dienstzeugnisse oft vom Arbeitnehmer selbst erstellt.
Möglich ist auch, dass das Zeugnis von einem anderen Mitarbeiter erstellt wird, der Ihre Dienstleistung jedoch leider nicht immer richtig beurteilen kann. Der Vorgesetzte prüft und unterschreibt es dann nur noch.
Besonders schwierig ist in diesem Zusammenhang, dass die wenigsten wissen, wie man ein Dienstzeugnis richtig formuliert. So kann es passieren, dass eigentlich positiv gemeinte Formulierungen von einem anderen Unternehmen als negativ aufgefasst werden. Der Teufel steckt im Detail.
„XY war stets bemüht…“ ist wohl das gängigste Beispiel für diese Problematik. Der Satz liest sich eigentlich positiv. Er versteckt jedoch die Message, dass der Arbeitnehmer zwar bemüht war, die Aufgaben jedoch nicht zufriedenstellend erledigt hat.
Abgesehen von den inhaltlichen Aspekten müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Ihr Dienstzeugnis grammatikalisch korrekt und frei von Rechtschreibfehlern ist. Derartige Fehler im Zeugnis sind ebenso schlimm wie Fehler im Bewerbungsanschreiben oder Lebenslauf.
Wie kann ich um ein Dienstzeugnis bitten?
Es kann vorkommen, dass ihr Arbeitgeber Ihnen zum Beschäftigungsende gar kein oder nur ein einfaches Dienstzeugnis ausgestellt hat. Sie sollten dann unbedingt noch einmal höflich um die Ausstellung eines qualifizierten Dienstzeugnisses bitten. Noch besser wäre es, die Anfrage bereits mit genügend Vorlauf vor Ende der Beschäftigung zu stellen. Eine mögliche Formulierung ist:
„Sehr geehrter Herr XY, hiermit bitte ich um Ausstellung eines qualifizierten Dienstzeugnisses für meine Beschäftigung vom 01.05.2010 – 31.07.2015. Vielen Dank! Mit besten Grüßen Max Mustermann“
Wie lange muss ich auf ein Dienstzeugnis warten?
Eine feste Regelung existiert hierbei nicht, Sie haben jedoch Anspruch auf eine „angemessene“ Anfertigungszeit. Wenn Sie auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch kein Dienstzeugnis erhalten haben, sollten Sie freundlich aber energisch bei Ihrem Arbeitgeber in schriftlicher Form nachhaken. Im schlimmsten Fall könnten Ausschlussfristen des Arbeitsvertrags dafür sorgen, dass Ihnen kein Dienstzeugnis mehr ausgestellt werden muss und Sie somit leer ausgehen.
Aufbau und Inhalt eines Dienstzeugnisses
Wie bereits erwähnt kommt es häufig vor, dass Arbeitnehmer ihr Zeugnis selbstständig verfassen dürfen. Zum einen ist das ein klarer Vertrauensbeweis. Zum anderen bietet sich dem Arbeitnehmer die Möglichkeit, ein auf zukünftige Bewerbungen optimal ausgelegtes Zeugnis zu schreiben.
Ob Sie ihr Dienstzeugnis selbst schreiben oder das Ihnen vorgelegte Zeugnis kontrollieren: Es gibt einige wichtige Punkte, die Sie beim Inhalt und Aufbau beachten müssen.
Der Aufbau eines qualifizierten Dienstzeugnisses sollte wie folgt aussehen:
- Briefkopf des Arbeitgebers (auf einem Firmenbogen fällt dieser Punkt weg)
- Überschrift „Dienstzeugnis“
- Einleitung zur Person und aktueller Tätigkeit
- Unternehmensbeschreibung
- Aufgabenbeschreibung / Tätigkeitsfeld
- Leistungsbewertung
- Bewertung des Sozialverhaltens
- Schlussabsatz
Das einfache Dienstzeugnis ist deutlich kürzer. Die Bewertungen von Sozialverhalten und Leistung fallen in dieser Form komplett heraus.
Einleitung zur Person und aktueller Tätigkeit
Die Einleitung eines Dienstzeugnisses beinhaltet neben dem Namen und dem Geburtsdatum auch den Beschäftigungszeitraum und den Aufgabenbereich des Arbeitnehmers.
Ein Beispiel für den Einleitungssatz ist:
Herr XY, geboren am 15.09.1970, war vom 01.05.2010 – 31.07.2015 als [Beschäftigung] in unserem Unternehmen tätig.
Unternehmensbeschreibung
Auf die Vorstellung des Arbeitnehmers folgt eine kurze Beschreibung des Unternehmens. In dieser Beschreibung sollten auf jeden Fall Name, Branche und das primäre Tätigkeitsgebiet enthalten sein. Gängige Informationen sind zudem Rechtsform, Größe, Anzahl der Mitarbeiter und Angaben zu Standorten, Hauptsitz, Produkten oder Dienstleistungen.
Aufgabenbeschreibung / Tätigkeitsfeld
In Ihrer Aufgabenbeschreibung gilt meist: weniger ist mehr. Nennen Sie möglichst nur Aufgaben, die Sie tatsächlich dauerhaft oder sehr regelmäßig durchgeführt haben. Kleinere Aufgaben können, je nach Relevanz für Ihr Profil und eine neue Bewerbung, ergänzt werden. Die Anordnung der aufgeführten Aufgaben sollte ebenfalls nach Relevanz erfolgen.
An dieser Stelle bietet es sich außerdem an, Ihre Personalverantwortung anzugeben. Insbesondere in Führungspositionen ist dies von großer Bedeutung für Ihren zukünftigen Arbeitgeber. Das Thema Budgetverantwortung sollte hingegen nur aufgenommen werden, wenn es positive Signale bezüglich Ihres Verantwortungsbewusstseins und Ihrer Vertrauenswürdigkeit sendet.
Ob Sie Ihre Aufgaben in Form von Stichpunkten oder als Fließtext verfassen, bleibt Ihnen überlassen. Der Fließtext ermöglicht es Ihnen, genauere Angaben zu den einzelnen Aufgaben zu machen. Stichpunkte bieten sich vor allem dann an, wenn Sie viele Aufgaben übersichtlich darstellen wollen.
Leistungsbewertung
Neben der objektiven Aufgabenbeschreibung kommt der subjektiven Leistungsbeschreibung ebenfalls große Bedeutung zu. Achten Sie hier unbedingt auf Vollständigkeit! Wird beispielsweise ein wichtiger inhaltlicher Aspekt vollständig vernachlässigt, geht der Personaler eines zukünftigen Unternehmens davon aus, dass dieses Kriterium nur mangelhaft erfüllt wurde und deshalb verschwiegen wird.
Die Leistungsbewertung sollte nach diesem Schema aufgebaut sein:
- Arbeitsbereitschaft (Wollen)
- Arbeitsbefähigung (Können)
- Fachwissen
- Arbeitsweise / Arbeitsstil
- Arbeitserfolg
- Führungsleistung
Optimal ist ein individuell verfasstes Dienstzeugnis, das auf die erbrachten Leistungen mit passenden Formulierungen eingeht. Ein Personaler wird merken, wenn ein Zeugnis einfach nur aus gängigen Phrasen zusammengesetzt wurde.
Bei der Beurteilung kommt es ganz besonders auf die Wortwahl an. Hinter den Beschreibungen stehen für Personaler klassische Schulnoten. „Sie hat stets sehr gute Leistungen erbracht“, steht zum Beispiel für die Note „sehr gut“. Weitere Beispiele zur richtigen Bedeutung von Formulierungen finden Sie im Absatz „Dienstzeugnis Formulierungen – Code richtig verstehen“.
Bewertung des Sozialverhaltens
Unter dem Aspekt Sozialverhalten wird Ihr Umgang mit den folgenden Personengruppen dargestellt:
- Vorgesetzte (intern)
- Kolleginnen und Kollegen (intern)
- Kunden und Geschäftspartner (extern)
Auch hier sollten Sie auf Vollständigkeit und Einhaltung der optimalen Reihenfolge achten.
Zum Beispiel könnte die Beschreibung Ihres Sozialverhaltens Vorgesetzten gegenüber in Ihrer Beurteilung an die zweite Stelle rutschen. Diese geänderte Reihenfolge ist ein Anhaltspunkt dafür, dass Ihr Verhalten hier nicht so einwandfrei war, wie im Umgang mit anderen Kollegen und Kolleginnen.
Schlussabsatz
Ihr Dienstzeugnis wird mit einer Schlussformel beendet. Bausteine für diesen Absatz sind:
- Beendigungsgrund
- Dankes- und Bedauernsformel
- Zukunftswünsche
Als Beendigungsgrund bieten sich die Möglichkeiten „auf eigenen Wunsch“ (Kündigung des Arbeitnehmers), „betriebsbedingt“ (Kündigung des Arbeitgebers), „in beiderseitigem Einvernehmen“ oder das Auslaufen eines befristeten Vertrages (z.B. Ausbildungsende).
So könnte ein möglicher Schlussabsatz aussehen:
„Auf eigenen Wunsch scheidet Herr/Frau XY zum 31.08.2018 aus unserem Unternehmen aus. Wir bedauern ihre Entscheidung sehr. Wir bedanken uns bei ihr für ihre stets wertvolle, erfolgreiche Arbeit und jederzeit gute Zusammenarbeit. Für die Zukunft wünschen wir ihr beruflich wie privat alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“
Ein persönlicher Kommentar bzw. eine Empfehlung Ihren Vorgesetzten in Ihrem Zeugnis, erhöht die Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch.
Dienstzeugnis Formulierungen – Code richtig verstehen
Hinter dem Zeugniscode eines Dienstzeugnisses verstecken sich die klassischen Schulnoten von „sehr gut“ bis „nicht genügend“. Einige Beispiele, welche die unterschiedlichen Noten hinter ähnlichen Formulierungen verdeutlichen sollen, finden Sie hier:
Arbeitsbereitschaft
- sehr gut: XY zeigte stets außerordentliche Eigeninitiative und großes Engagement.
- gut: XY zeigte stets große Initiative und Engagement
- befriedigend: XY zeigte stets Initiative und Engagement.
- genügend: XY zeigte Engagement in ausreichendem Maße.
- nicht genügend: XY zeigte bei Anleitung Fleiß.
Arbeitsbefähigung
- sehr gut: XY meisterte neue Arbeitssituationen stets sehr souverän.
- gut: XY meisterte neue Arbeitssituationen stets gut.
- befriedigend: XY meisterte neue Arbeitssituationen erfolgreich.
- genügend: XY passte sich neuen Arbeitssituationen an.
- nicht genügend: XY passte sich neuen Arbeitssituationen meist ohne große Probleme an.
Arbeitsweise
- sehr gut: XY setze seine Aufgaben stets selbständig mit äußerster Sorgfalt und größter Genauigkeit um.
- gut: XY setze seine Aufgaben stets selbständig mit großer Sorgfalt und Genauigkeit um.
- befriedigend: XY setzte seine Aufgaben stets sorgfältig und genau um.
- genügend: XY setzte seine Arbeit mit Sorgfalt und Genauigkeit um.
- nicht genügend: XY setzte im Allgemeinen die ihm übertragenen Aufgaben sorgfältig und genau um.
Arbeitserfolg
- sehr gut: Die Arbeitsqualität von XY ist stets hervorragend.
- gut: XY zeigt stets eine gute Qualität der Arbeit.
- befriedigend: XYs Arbeitsqualität ist überdurchschnittlich.
- genügend: Die gelieferte Arbeitsqualität entspricht den kommunizierten Erwartungen.
- nicht genügend: In Summe arbeitete XY entsprechend der Erwartungen.
Gesamtleistung
- sehr gut: Die ihm übertragenen Aufgaben erfüllte XY stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.
- gut: XY war ein wertvoller Mitarbeiter und erfüllte seine Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit.
- befriedigend: XYs Leistungen stellten uns jederzeit zufrieden.
- genügend: Alle XY zugetragenen Aufgaben wurden ordnungsgemäß erledigt.
- nicht genügend: XYs Leistungen haben unseren Erwartungen im Großen und Ganzen entsprochen.
Sozialverhalten
- sehr gut: Sein Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war stets vorbildlich.
- gut: XYs Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kolleginnen war vorbildlich.
Schlechtes Verhalten wird in der Regel gar nicht bewertet und somit auch nicht erwähnt. Wenn es dargelegt wird, dann eher mit verworrenen Formulierungen wie „gesellig“.
Kein oder ein schlechtes Dienstzeugnis – was tun?
Ob Sie ein schlechtes Zeugnis in eine Bewerbungsmappe legen bzw. es mitschicken, sollte gut überlegt sein. Einerseits hinterlässt ein schlechtes Zeugnis keinen guten Eindruck, andererseits wirft das Weglassen eines Dienstzeugnisses viele Fragen seitens des Personalers auf.
Der entstehende Eindruck kann schnell schlechter sein, als durch ein nicht zufriedenstellendes Zeugnis. Einfach weglassen oder ein schlechtes Zeugnis beifügen sind also nur dann Optionen, wenn Sie genügend andere gute Dienstzeugnisse liefern können.
Sie sind nicht sicher, ob Ihr Dienstzeugnis vorteilhaft geschrieben ist und somit das ausschlaggebende Kriterium für den Erfolg Ihrer Bewerbung sein könnte? Lassen Sie Ihr Dienstzeugnis von unseren Experten korrigieren oder individuell erstellen!
